Controle de estoque de veículos no Trello: como automatizamos os pedidos de uma concessionária

Uma concessionária, revenda de carros com várias lojas, faz pedidos de veículos à montadora todos os dias, e o controle de estoque de veículos começa muito antes de o carro chegar. Até chegar à loja, cada pedido passa por muitas etapas: coleta, produção, transporte, nacionalização, faturamento, inspeção e entrega. A situação de cada pedido fica no sistema de pedidos da montadora. Já o trabalho da equipe, das vendas ao pós-venda, acontece em quadros do Trello.

O problema: o estoque a caminho não aparecia no Trello

Os quadros mostravam as vendas, mas não os veículos em produção ou em trânsito. Para saber em que etapa estava um pedido, era preciso abrir o sistema da montadora. O cartão do veículo só era criado à mão, na hora da venda, e cada mudança de situação dependia de alguém lembrar de atualizar.

Com várias lojas e dezenas de pedidos em andamento, o controle de estoque de veículos dependia de memória e de consultas avulsas.

O que construímos: a planilha da montadora vira cartões no Trello

Todos os dias, o sistema da montadora gera uma planilha com a situação de cada pedido. Uma pessoa da loja a envia numa página protegida por senha, e a automação faz o resto:

• Um cartão para cada veículo, criado assim que o pedido aparece na planilha, com loja, versão, cor e número do pedido no nome.
• Cada lista do quadro é uma etapa do pedido. Quando a situação muda na planilha, o cartão muda de lista sozinho.
• O chassi entra pela planilha de faturamento, sem digitação.
• Quando o veículo é entregue à transportadora, o cartão passa para o quadro de estoque da loja. Nas vendas diretas, ele é arquivado.
• Um quadro geral reúne todas as lojas, para a diretoria e o administrativo.

Tudo funciona no plano gratuito do Trello, sem licenças novas.

Avisos só quando algo foge do normal

A cada planilha, a automação compara a situação nova com a anterior e avisa a equipe, com um comentário e uma etiqueta no cartão, quando acontece algo que merece atenção:

• um pedido sumiu da planilha;
• a situação voltou para uma etapa anterior;
• o veículo ficou parado tempo demais numa etapa;
• o pedido mudou de loja ou saiu do grupo;
• a planilha do dia não foi enviada.

Cada tipo de aviso tem uma cor na capa do cartão. O aviso some quando alguém toma ciência ou quando a situação se resolve.

O que a automação nunca faz

O cartão é da equipe. Depois de criado, a automação não mexe no que foi preenchido à mão: descrição, valores, listas de verificação, anexos, responsáveis e etiquetas. Na venda, o vendedor anexa o cartão do veículo ao cartão da venda, e o processo comercial continua como sempre foi.

Quando um veículo é vendido por outra loja, a equipe move o cartão, e a automação passa a respeitar o lugar novo.

Cada gerente vê só os quadros da sua loja. A diretoria e o administrativo veem todas.

Por que começamos com o envio manual da planilha

Baixar a planilha automaticamente exigiria guardar o acesso ao sistema da montadora, que tem verificação em duas etapas. Preferimos o caminho simples e seguro: uma pessoa envia a planilha uma vez por dia, e a automação cuida do resto. Se a planilha do dia não chega, a equipe é avisada. Uma alternativa seria caso o sistema da montadora oferecesse envio agendado da planilha por e-mail, o que permitiria automatizar completamente o processo por outra via.

Resultado

• Cada veículo pedido à montadora aparece no Trello desde a fábrica, sem digitação.
• A equipe sabe o que está para chegar em cada loja e em que etapa está.
• A equipe só é chamada quando há exceção.
• O sistema roda na conta da própria concessionária, com um manual para a equipe administrativa e outro para os gerentes.

Por que funcionou

Antes de construir, entendemos como a equipe trabalhava de verdade: quem cria os cartões, quem vende, quem acompanha o faturamento e o que cada gerente precisa ver. A automação foi desenhada em torno desse processo, sem pedir que ninguém mudasse a forma de vender.

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