Sistema para loteamento: como tiramos das planilhas a gestão de lotes, contratos e recebimentos de uma loteadora

Uma imobiliária que vende lotes próprios em vários loteamentos, com financiamento direto ao comprador por até dez anos, é na prática o banco dos seus clientes. Cada contrato tem entrada, parcelas mensais, reforços, reajuste por índice, juros e multa. Somados, são centenas de contratos e milhares de parcelas para acompanhar por muitos anos. Por isso, um sistema para loteamento é, antes de tudo, um controle de recebimentos de longo prazo, com o cadastro dos lotes na frente.

O problema: uma planilha nova a cada mês

O controle estava em planilhas. Todo mês nascia um arquivo novo, com uma aba por loteamento e uma linha por comprador, com o vencimento, o fator do índice, o valor recalculado, a situação e anotações livres. O reajuste era calculado à mão, linha a linha, a partir do índice do mês.

Os lotes disponíveis iam aos corretores em PDFs, um por loteamento. Quando um lote era vendido, alguém apagava a linha e mandava um PDF novo para todos. Não havia um cadastro de lotes com situação: evitar que o mesmo lote fosse vendido duas vezes dependia de alguém conferir. O caixa ficava num sistema antigo, e os contratos eram montados à mão a partir de um modelo.

Por que sob medida

Antes de propor qualquer coisa, comparamos o que existe pronto no mercado. Há bons sistemas para loteadoras, mas nenhum cobria junto o que essa empresa precisava: o caixa por conta bancária, a importação de extratos, o arquivo para o escritório de contabilidade, os aluguéis e arrendamentos ao lado dos lotes, e as regras de reajuste do próprio contrato. Contamos esse estudo em Software sob medida ou sistema pronto?.

O que construímos

Um sistema web sob medida, acessado pelo navegador no computador ou no celular.

Lotes, reservas e o espelho de vendas

• Cadastro de cada loteamento com suas quadras e lotes, com área, preço e situação: disponível, reservado ou vendido.
• Uma reserva por lote, com prazo. Quando o prazo vence, o lote volta a ficar disponível sozinho.
• A lista de lotes disponíveis de cada loteamento, o espelho de vendas dos corretores, é refeita em PDF a cada mudança. O envio aos corretores sai por e-mail, só depois da confirmação de quem está no sistema.

Contratos

• Cada contrato reúne o lote, os compradores e as condições de pagamento: entrada, parcelas mensais e reforços. O sistema não deixa haver dois contratos em vigor para o mesmo lote.
• O contrato sai pronto em Word e PDF, a partir do modelo aprovado pela imobiliária, com o quadro-resumo e os valores escritos por extenso. Se falta algum dado, ou se as condições não fecham com o preço, o sistema avisa o que corrigir antes de gerar.
• Cessão, renegociação e antecipação ficam registradas no contrato, com data e valores.

Contas a receber

• As parcelas são calculadas pelas regras de cada contrato: índice de reajuste, índice substituto, periodicidade, juros, multa e pro rata.
• Os índices (IGP-M, IPCA, INCC-M e IGP-DI) são buscados automaticamente no Banco Central.
• Telas de vencimentos e atrasos, situação dos lotes, carteira, comissões e inadimplência.
• A equipe recebe o aviso das parcelas a vencer.

Caixa, bancos e contabilidade

• Caixa por conta bancária, com plano de contas, lançamentos, transferências e fechamento mensal.
• Importação dos extratos bancários, com cada recebimento ligado à sua parcela.
• Posição das aplicações financeiras.
• Arquivo do movimento para importar no Domínio, o sistema do escritório de contabilidade, com os recebimentos separados em principal, correção e juros, e a base da DIMOB. A API do Domínio recebe documentos fiscais, não lançamentos contábeis; por isso o movimento do mês vai pela importação de arquivo, e cada lançamento exportado fica marcado para não ir duas vezes.

O histórico e os corretores

• Os contratos antigos foram reconstruídos a partir do índice de cada mês, da data de início e das anotações das planilhas, e conferidos com os lançamentos do caixa.
• Cada corretor tem acesso próprio e envia os documentos da venda, que ficam ligados ao lote. A imobiliária confere e baixa.

Acesso e segurança

• Gerência, financeiro e consulta veem e fazem coisas diferentes.
• Toda alteração fica registrada, com quem fez e quando.

Resultado

• O valor de cada parcela sai das regras do contrato, sem conta à mão.
• O contrato sai pronto, igual ao modelo aprovado, sem digitação de valores.
• Os corretores recebem o espelho de vendas atualizado, e o mesmo lote não é vendido duas vezes.
• O caixa fecha com o extrato do banco, e o escritório de contabilidade recebe o movimento pronto para importar no Domínio.
• As planilhas mensais e o caixa do sistema antigo foram desligados.

Por que funcionou

O sistema foi construído em etapas, começando pelo que a equipe usava todo dia: lotes, reservas e contratos. Contas a receber e caixa vieram depois, com as regras de cálculo levantadas nos próprios contratos. Por último, o histórico, os bancos, a contabilidade e a área do corretor. Em nenhum momento a operação parou.

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