Software sob medida ou sistema pronto? O estudo que fizemos para uma loteadora

Quem procura um sistema para a empresa costuma ouvir duas respostas opostas. O fornecedor de sistema pronto diz que tudo se resolve com uma assinatura. Quem faz software sob medida diz que nenhum sistema pronto serve. As duas respostas podem estar certas, dependendo da empresa. Por isso, antes de propor um sistema, estudamos o mercado.

O ponto de partida

Uma imobiliária que vende lotes próprios com financiamento direto ao comprador controlava tudo em planilhas: lotes, contratos, parcelas e reajustes. Além dos lotes, tinha aluguéis, arrendamentos e casas com pagamento vinculado à obra. O caixa ficava num sistema antigo. A pergunta era: existe um sistema pronto que resolva isso, ou vale construir um?

O que estudamos

O mercado. Encontramos três grupos de sistemas:

• ERPs de construção, com módulo de carteira imobiliária, feitos para construtoras e loteadoras de grande porte. Completos e caros, com a parte mais pesada (orçamento de obra, aprovação de projeto) sem uso para uma empresa que não constrói.
• Sistemas especializados em loteamento, mais de uma dezena, a maioria vendida por assinatura, de R$ 250 a R$ 1.000 por mês para o porte dessa empresa. Cobrem bem lotes, contratos, parcelas e reajustes.
• CRMs de vendas para o setor, que cuidam do funil de vendas e passam o contrato para outro sistema.

As regras que o sistema precisa respeitar. O quadro-resumo obrigatório nos contratos de lote (Lei 6.766/1979), o reajuste por índice e a periodicidade permitida, as regras do distrato, a DIMOB e as mudanças da reforma tributária para quem vende imóveis.

O que a empresa realmente usa. O contrato, a planilha, o caixa e o que o escritório de contabilidade recebe todo mês.

O que pesou na decisão

Os sistemas prontos resolviam o centro do problema: lotes, contratos e parcelas. O que nenhum deles fazia junto era o resto da operação:

• caixa por conta bancária, com fechamento mensal, e não só contas a pagar e a receber;
• importação dos extratos bancários, ligando cada recebimento à sua parcela;
• arquivo do movimento para o Domínio, o sistema do escritório de contabilidade;
• aluguéis, arrendamentos e casas ao lado dos lotes, cada um com a sua regra;
• as regras de reajuste do próprio contrato, escritas em unidades do índice.

Com um sistema pronto, essas partes continuariam em planilhas, e a empresa pagaria a assinatura sem sair delas.

Comparamos três caminhos: assinar um sistema pronto, construir sob medida com o código entregue ao cliente, ou um meio-termo, com o sistema construído para a empresa e reaproveitável pela Sintetiza. Para cada um, mostramos as horas, o custo mensal, quem fica com o código e os dados, e o risco de cada lado. A empresa decidiu pelo sob medida, com o código, as contas e os dados no nome dela. Contamos como ficou o sistema em Sistema para loteadora.

Quando um sistema pronto é a melhor escolha

Um estudo honesto também diz quando não construir. Um sistema pronto costuma ser melhor quando:

• o processo da empresa é parecido com o de muitas outras do setor;
• o sistema pronto cobre o que a empresa faz todo dia, e o que falta é pouco e pode ficar de fora;
• a empresa prefere pagar uma mensalidade a investir de uma vez;
• o fornecedor tem suporte e atualizações frequentes, como nas obrigações fiscais.

Quando o desenvolvimento de software sob medida compensa

O sob medida costuma compensar quando:

• as regras do negócio são próprias e o sistema pronto obrigaria a manter planilhas ao lado dele;
• a empresa precisa juntar num lugar só o que hoje está em vários sistemas e planilhas;
• os dados e o código precisam ficar com a empresa;
• a empresa quer começar pelo que mais dói e crescer aos poucos;
• o histórico precisa vir junto para o sistema novo, como nas vendas de lotes parceladas por muitos anos, em que cada contrato antigo traz anos de pagamentos e reajustes.

Algumas vezes a resposta é um meio-termo: usar um sistema pronto no que ele faz bem e construir só a ponte com o resto.

Está em dúvida entre um sistema pronto e um software sob medida? Marque uma reunião para conversarmos.