Banco de dados Access na nuvem: como levamos o Access de uma empresa para a nuvem sem parar o trabalho
Publicado em por Sintetiza
Muitas empresas têm num banco de dados Access o centro da operação: clientes, contratos, equipes, escalas e relatórios. Ele funciona bem enquanto todo mundo trabalha na rede do escritório. Os problemas começam quando é preciso acessar de fora, quando várias pessoas usam o mesmo arquivo ao mesmo tempo, ou quando outro sistema precisa dos mesmos dados.
O caso: um Access do qual a empresa inteira dependia
Uma empresa de engenharia de manutenção usa há anos um banco de dados Access feito sob medida. São centenas de consultas e formulários, com os cadastros de clientes e unidades, os contratos, as equipes e mais de 50 mil registros de alocação de equipes. A folha, os relatórios aos clientes e a agenda dependem dele.
A empresa queria sistemas web: acessar de qualquer lugar, ligar o Access a outros sistemas e parar de depender de um arquivo na rede do escritório. Trocar tudo de uma vez, porém, seria caro e arriscado.
Por que não migramos tudo de uma vez
Reescrever um Access desse tamanho leva meses, e a empresa não pode parar enquanto isso. Além disso, um diagnóstico dos sistemas mostrou que parte do que estava no Access já existia em outros sistemas que a empresa paga. Reescrever essa parte seria desperdício. Contamos como foi em Integração de sistemas começa por um diagnóstico.
O caminho escolhido foi outro: o Access continua em uso, e uma cópia dele vai para a nuvem.
O que construímos
Uma cópia do Access na nuvem, atualizada a cada 30 minutos
Uma rotina lê o banco Access e grava os dados num banco PostgreSQL na nuvem.
- Roda sozinha, a cada 30 minutos, de segunda a sexta, das 7h às 19h.
- Lê o Access em modo somente leitura. Ninguém precisa sair do sistema, e nada é alterado no arquivo original.
- Envia só o que mudou na tabela maior, a das alocações. As tabelas ganharam um campo com a data da última alteração, preenchido pelo próprio Access; as pequenas vão inteiras a cada rodada.
- Nunca duplica. Cada registro tem um identificador fixo na nuvem, então enviar o mesmo dado duas vezes só o atualiza.
- Avisa quando falha, por e-mail, e registra cada rodada.
Na primeira carga, conferimos tabela por tabela: as contagens da nuvem bateram exatamente com as do Access.
Começamos simples, depois passamos para o servidor
Nas primeiras semanas, a rotina rodou num computador nosso. Quando ficou estável, passou para o servidor da própria empresa, que fica sempre ligado. A frequência aumentou, e a empresa deixou de depender de um computador externo.
Os sistemas web leem a nuvem
Com os dados na nuvem, os sistemas novos não precisam abrir o Access. O primeiro foi a confirmação automática de visitas aos clientes, que também lê a agenda do sistema de equipes de campo. Contamos em Confirmação automática de visitas técnicas.
Cada módulo que ganha versão web deixa de ser usado no Access. Quando o último sair, o Access pode ser desligado, sem um dia de corte.
Como colocar um banco de dados Access online: os caminhos possíveis
O Access não tem versão para navegador: a Microsoft encerrou os aplicativos web do Access em 2018. Para quem precisa do Access na nuvem, os caminhos mais comuns são:
| Caminho | Como funciona | Quando faz sentido |
|---|---|---|
| Access com as tabelas num servidor | As tabelas vão para um banco como o SQL Server, e as telas continuam no Access, ligadas a ele. | Quando o problema é o Access multiusuário travando ou o arquivo compartilhado em rede corrompendo. Ainda exige o Access instalado em cada computador. |
| Cópia sincronizada na nuvem (o deste caso) | O Access continua igual, e uma rotina mantém uma cópia num banco na nuvem. | Quando outros sistemas precisam dos dados e a troca vai ser gradual. |
| Sistema web no lugar do Access | Os módulos são reescritos para o navegador, um de cada vez. | Quando o Access já não dá conta, ou quando se quer acesso de qualquer lugar sem instalar nada. |
Os caminhos se combinam. Neste caso, a cópia na nuvem foi o primeiro passo, e os sistemas web vêm aos poucos, só nos módulos que fazem falta.
Resultado
- Os dados do Access ficam disponíveis na nuvem, atualizados a cada 30 minutos.
- A equipe continua trabalhando no Access como antes, sem nenhuma parada.
- Os sistemas web novos usam esses dados sem tocar no arquivo original.
- A substituição do Access acontece aos poucos, módulo por módulo.
Sua empresa depende de um banco de dados Access e precisa levá-lo para a nuvem? Marque uma reunião para conversarmos.