Confirmação automática de visitas técnicas: integração via API numa empresa de manutenção PMOC

Uma empresa de engenharia de manutenção cuida da climatização de centenas de unidades de clientes, de órgãos públicos a empresas privadas, muitas delas de grande porte. Os contratos seguem o PMOC (Plano de Manutenção, Operação e Controle), e todos os dias equipes de campo saem para visitas preventivas e corretivas. Parte dessas visitas é programada num sistema de gestão de equipes de campo contratado pela empresa.

O problema: confirmar cada visita à mão

Antes de cada visita, alguém precisava avisar o cliente: qual unidade, qual dia e qual equipe. Esse aviso era feito, um por um, envolvendo a equipe de manutenção e a recepção.

A agenda também estava em dois lugares: parte no sistema de equipes de campo, parte no banco de dados interno, onde ficavam os contratos, as unidades e as escalas. Saber o que já tinha sido confirmado exigia conferir os dois.

O que construímos

1. A agenda lida por integração via API

O sistema de equipes de campo tem uma API, a porta que o sistema abre para outros programas consultarem os dados. Por essa integração via API, o sistema novo lê as visitas programadas, sem ninguém exportar planilha.

Cada unidade de cliente do sistema de campo foi ligada à unidade correspondente do banco interno, o que pode ser automatizado nos casos de nomes iguais. Os nomes que não coincidiam exatamente resultaram em uma lista para conciliação, reduzindo o trabalho humano e garantindo a perfeita correspondência entre as bases.

2. O resto da agenda, vindo do banco de dados interno

Nem todas as equipes usam o sistema de campo, que é pago por técnico usuário. Ele é usado nos clientes que exigem o PMOC digital. As outras visitas ficam no banco de dados interno da empresa, feito em Access. Em vez de trocar o Access de uma vez, levamos uma cópia dele para a nuvem, atualizada a cada 30 minutos. Contamos como em Banco de dados Access na nuvem.

3. A confirmação por e-mail

As duas agendas aparecem num só calendário. Para as unidades que pedem confirmação, a equipe envia ao cliente um e-mail com a unidade, a data e a equipe do dia, com o CPF dos técnicos mascarado, como pede a LGPD. O e-mail sai assinado por quem enviou, e o cliente confirma em dois cliques.

O calendário mostra a situação de cada visita por cor:

• a enviar;
• aguardando a resposta do cliente;
• sem retorno, depois de dois dias sem confirmação;
• confirmada, pelo e-mail ou à mão, quando o cliente confirma por telefone;
• divergência, quando a data muda na origem depois de confirmada. A visita não muda sozinha: a equipe decide se cancela ou se pede a revisão da agenda;
• cancelada, com e-mail de cancelamento ao cliente.

4. Avisos quando o e-mail não chega

Se um e-mail volta, a caixa de manutenção da empresa recebe um aviso com o motivo. O cadastro também recusa endereços de domínios que não recebem e-mail, um erro de digitação comum que antes só aparecia dias depois.

Resultado

• O cliente recebe a confirmação de cada visita sem que alguém escreva o e-mail.
• A equipe vê, num calendário só, o que foi confirmado, o que está sem retorno e o que mudou.
• O sistema de campo continua sendo o das equipes, e o banco interno continua em uso.
• O sistema tem manual em linguagem simples para a equipe.

Por que funcionou

Não pedimos que a empresa trocasse os sistemas que já usava, nem que comprasse licenças do sistema de campo para todas as equipes. Conectamos o que já existia e construímos só o que faltava: a confirmação e a visão única da agenda.

Essa integração foi a primeira entrega de um trabalho que começou com um diagnóstico dos sistemas da empresa. Contamos como foi em Integração de sistemas começa por um diagnóstico.

Sua equipe ainda confirma agendamentos à mão ou consulta vários sistemas para saber o que foi feito? Marque uma reunião para conversarmos.