Integração de sistemas começa por um diagnóstico: o caso de uma empresa de manutenção
Publicado em por Sintetiza
Uma empresa de engenharia de manutenção, com equipes de campo atendendo órgãos públicos e empresas privadas, queria trocar o seu banco de dados interno, feito em Access, por um sistema web. O pedido inicial era reescrever tudo.
Antes de orçar a reescrita ou qualquer integração de sistemas, combinamos um diagnóstico de um mês. A pergunta era simples: do que está no Access, o que a empresa já tem em outros sistemas que paga, e o que realmente precisa ser construído?
O que fizemos no diagnóstico
Mapeamos os sistemas e o que cada um guarda
| Sistema | O que guarda | O que encontramos |
|---|---|---|
| Banco de dados interno (Access) | Clientes, unidades, contratos, equipes, alocações, relatórios | Centenas de consultas e formulários. Parte deles repetia dados que já estavam em outros sistemas. |
| Sistema de gestão de equipes de campo | Agenda das visitas, equipamentos, checklists | Só parte dos técnicos tinha acesso. Dar acesso a todos dobraria o número de licenças. A API permite ler a agenda e os equipamentos. |
| Ponto Mais (ponto eletrônico) | Jornada, horas extras, equipe de cada pessoa | Tem API, mas o módulo não estava contratado. Um relatório mensal exportado do próprio Ponto Mais trazia o que era preciso, sem custo extra. |
| Caju (benefícios) | Vale-alimentação, férias, despesas de viagem | Sem API pública. |
| Saúde ocupacional | Exames dos funcionários | Controle no sistema do fornecedor. |
Conversamos com quem usa de verdade
Entrevistamos as pessoas do RH e da engenharia, olhando as telas e as planilhas que elas usam todo dia. O processo real raramente é o do papel.
O que o diagnóstico encontrou
A mesma troca lançada em três lugares. Quando um funcionário mudava de equipe, a troca era lançada no Ponto Mais, para que ele pudesse bater o ponto no local novo; ajustada à mão no relatório que vai para o eSocial; e deveria ser registrada também no banco interno, para o histórico. Bastou um mês para encontrar um caso em que um dos três lançamentos faltou.
Um relatório essencial que precisava ser refeito. O relatório mensal de alocações, usado pela contabilidade para o eSocial, dependia do Access e de uma planilha de fechamento. Recomendamos refazê-lo no sistema novo, fechando o mês sozinho e entregando à contabilidade a tabela pronta que ela já usa. O envio direto ao eSocial não foi recomendado: a remuneração é calculada pela folha, que fica com a contabilidade.
Dados que já existiam. A capacidade dos equipamentos, necessária para um relatório mensal aos clientes, já estava cadastrada no sistema de equipes de campo em 71% dos equipamentos ativos analisados. O resto pedia um saneamento do cadastro, não um sistema novo.
Rotinas que pediam automação. Validade de exames, certificações de segurança (NR-10, NR-35 e outras), controle de EPI e as regras de vale-alimentação por cliente viviam em planilhas.
A agenda pedia uma ponte, não um sistema novo. A confirmação de visitas aos clientes era feita à mão, e a agenda estava dividida entre o sistema de equipes de campo e o banco interno.
O Ponto Mais tem API? E a Caju?
Essas perguntas apareceram no diagnóstico, e as respostas valem para outras empresas que usam os mesmos sistemas. Elas refletem o que encontramos entre setembro e outubro de 2026.
- Ponto Mais: tem API, com exportações para a folha, relatórios e webhooks. Mas o acesso depende de um módulo de API e webhooks contratado à parte; sem ele, a chave de acesso não funciona. Quando o módulo não está contratado, os relatórios exportados do próprio Ponto Mais podem resolver. Neste caso, o relatório mensal de provisionamentos trazia, por pessoa e por dia, a matrícula, a equipe e as horas, e quase todas as matrículas batiam com as do banco interno.
- Caju: não tinha API pública. O contato para integração era só comercial. Neste caso, isso não fez falta: as despesas de viagem já se resolviam entre a Caju e o banco interno.
O resultado: um projeto menor e na ordem certa
O diagnóstico terminou com um relatório de achados, recomendações e custos, e um roteiro de execução em etapas. O escopo mudou: em vez de reescrever o Access inteiro, o trabalho passou a ser só os módulos que continuam necessários, ligados aos sistemas que a empresa já paga.
As primeiras entregas saíram desse roteiro:
- a cópia do Access na nuvem, atualizada a cada 30 minutos: Banco de dados Access na nuvem;
- a confirmação automática de visitas, com a agenda lida por integração via API: Confirmação automática de visitas técnicas.
Como evitar retrabalho na empresa: as perguntas do diagnóstico
Quem quer integrar sistemas pode começar respondendo a estas perguntas:
- Quais sistemas a empresa paga hoje, e o que cada um guarda?
- Onde a mesma informação é digitada mais de uma vez?
- Que planilhas viraram críticas, e quem consegue mantê-las?
- O que os sistemas contratados já fazem e ninguém usa?
- Que dado cada sistema pode entregar a outro, por API ou por arquivo exportado?
Algumas vezes a resposta é não construir nada: usar melhor o que já é pago.
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